Firmas electrónicas
Firmas electrónicas para flujos de trabajo de KYC, AML y alta de clientes. Cree plantillas de documentos, capture firmas legalmente vinculantes y admita niveles de firma eIDAS, incluidos SES, AdES y QES.
Descripción general de eSignatures
ComplyCube eSignatures permite a las empresas recopilar firmas electrónicas legalmente vinculantes como parte de KYC, AML, y de los flujos de incorporación de clientes.
Crea plantillas de documentos de firma a partir de PDFs cargados PDF o genérelas dinámicamente mediante Smart Forms. Estas plantillas pueden usarse posteriormente para generar sobres de firma para un proceso de firma en vivo.
Esto te permite combinar la verificación de identidad, las declaraciones de cumplimiento, la captura de acuerdos y la firma electrónica dentro de un único flujo de verificación.
ComplyCube admite Firmas electrónicas simples (SES), Firmas electrónicas avanzadas (AdES), y Firmas electrónicas cualificadas (QES), lo que te permite seleccionar el nivel adecuado de garantía y peso legal para cada caso de uso.
En virtud del Reglamento eIDAS de la UE, SES, AdES y QES son todas firmas electrónicas reconocidas legalmente, y ofrecen niveles crecientes de garantía de identidad, seguridad y valor probatorio.
Integrado con Workflows y Formularios inteligentes, eSignatures admite procesos integrales de incorporación, cumplimiento y formalización de acuerdos.
Ponte en contacto con tu Account Manager para habilitar esta función.
Casos de uso comunes
Usa eSignatures para capturar acuerdos, declaraciones y aprobaciones legalmente relevantes como parte de los procesos de incorporación y cumplimiento:
Acuerdos de incorporación de clientes: Envía términos, mandatos, formularios de apertura de cuenta y acuerdos con clientes para su firma.
Declaraciones de KYC y AML: Captura declaraciones juradas, declaraciones sobre el origen de los fondos, divulgaciones de riesgo y acuses regulatorios.
Flujos de trabajo de verificación de identidad: Combina la verificación, las declaraciones y la firma electrónica dentro de un solo recorrido del cliente.
Flujos de firma dinámicos: Genera acuerdos y pasos de firma a partir de las respuestas de Smart Forms y de las reglas de negocio.
Cómo funcionan las eSignatures
eSignatures sigue un flujo de plantillas basado en flujos de trabajo. Primero defines la plantilla del documento dentro del flujo de trabajo y, después, el sobre en vivo se crea cuando comienza una sesión del flujo de trabajo y el cliente llega al paso de firma.
El proceso funciona así:
Elige el nivel de firma (SES, AdES, o QES).
Crea una plantilla de documento a partir de un PDF o dinámicamente usando un Smart Form.
Configura el Smart Form y cualquier paso adicional de verificación o cumplimiento dentro del flujo de trabajo.
Cuando se crea una sesión de flujo de trabajo y el cliente llega al paso de firma, ComplyCube genera una solicitud de firma en vivo a partir de la plantilla del documento.
Presenta los documentos, las cláusulas y los pasos de firma al cliente.
Captura la firma y las pruebas de respaldo.
Almacena los documentos firmados y los registros de auditoría como parte del recorrido de verificación.
Para el ciclo de vida después de la creación, consulta estados del sobre.
Niveles de firma
ComplyCube admite varios niveles de firma para adaptarse a diferentes requisitos legales, regulatorios y probatorios.
SES
Una firma electrónica simple adecuada para la mayoría de los escenarios empresariales y de incorporación.
Incorporación de clientes, acuerdos, declaraciones, acuses de recibo y captura de consentimientos.
AdES (o AES)
Una firma electrónica con medidas probatorias adicionales y vinculación del firmante.
Documentación de cumplimiento, incorporación regulada y flujos de firma de mayor garantía.
QES
Una firma electrónica cualificada diseñada para casos de uso que requieren marcos de firma cualificados.
Jurisdicciones o procesos que exigen firmas cualificadas o la máxima garantía legal.
Estados del sobre
Un sobre pasa por un ciclo de vida definido desde la creación hasta la finalización o el cierre.
Creado
El sobre ha sido generado, pero la firma aún no ha comenzado.
En curso
El sobre está activo y el cliente lo está revisando o firmando.
Completado
El proceso de firma finalizó correctamente.
Fallido
El flujo de firma no se completó debido a un fallo del sistema o de entrega.
Rechazado
El firmante se negó activamente a firmar el sobre.
Caducado
El sobre no se completó antes de que terminara su período de validez.
Registro de auditoría y pruebas
Cuando se completa la firma, ComplyCube vincula el documento firmado y las pruebas de firma de respaldo tanto al cliente y sesión de flujo de trabajo registros.
Esto proporciona a los equipos un registro de auditoría claro para:
Revisiones de cumplimiento y auditorías regulatorias.
Investigaciones de clientes y gestión de disputas.
Aprobaciones internas y conservación de registros.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sobre de eSignature?
Un sobre es el paquete de documentos en vivo enviado para su firma.
Se genera a partir de una plantilla de documento y se utiliza dentro del recorrido de firma.
¿Puedo crear plantillas de documentos a partir de PDFs y Smart Forms?
Sí.
eSignatures admite basadas en PDF y basadas en Smart Forms plantillas.
Esto te da una opción de documento fijo y una opción dinámica basada en cuestionarios antes de generar sobres más adelante en el flujo.
¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de documento y un sobre?
Una plantilla de documento define de antemano el documento, los campos, las cláusulas y la estructura de firma.
Un sobre es el paquete de firma en vivo generado a partir de esa plantilla para un recorrido de firma específico.
¿Cuál es el tipo de firma electrónica más común?
Para la mayoría de los flujos de incorporación de clientes y acuerdos, SES es la opción más utilizada.
Por lo general, es la opción adecuada para acuerdos generales, acuses de recibo, declaraciones y otros casos de uso habituales.
¿Cómo encajan las eSignatures en la incorporación KYC y AML?
Sí.
eSignatures puede situarse junto con la verificación de identidad, el filtrado AML, las declaraciones y la evaluación de políticas en el mismo flujo de trabajo.
Esto te ayuda a pasar de la verificación a la captura de acuerdos y la aprobación en un solo recorrido.
¿Pueden cambiar los documentos o las cláusulas según las respuestas del cliente?
Sí.
Formularios inteligentes admite lógica condicional, por lo que los documentos, las cláusulas y los pasos de firma pueden cambiar según respuestas anteriores o condiciones del flujo de trabajo.
¿Qué evidencia se almacena después de la firma?
ComplyCube almacena el resultado firmado y vincula la evidencia de firma al recorrido de verificación.
Esto respalda los procesos de auditoría, revisión y cumplimiento posteriores.
Temas relacionados
Workflows para orquestar eSignatures con pasos de verificación y cumplimiento.
Formularios inteligentes para generar recorridos de firma dinámicos y contenido de acuerdos.
Políticas de cumplimiento para aplicar evaluaciones basadas en reglas en torno a recorridos firmados.
AML Screening Check y Verificación de identidad para combinar la verificación y la firma en un solo recorrido del cliente.